Ta chắc hẳn đều ý thức được rằng quản lí thời gian một cách thông mình là cần thiết cho việc đạt hiệu quả cao trong công việc. Bằng việc tổ chức ngày của bạn để nhường chỗ cho tất cả những nhiệm vụ phải làm, bạn có thể tận dụng tối đa 24 tiếng đồng hồ mình có trong một ngày.
Nhưng suy cho cùng, dù khả năng quản lí thời gian của bạn có tốt đến đâu chăng nữa, bạn vẫn chỉ có một lượng thời gian eo hẹp để hoàn thành những dự định. 24 giờ đồng hồ mà bạn có mỗi ngày, dù bạn có tổ chức tốt đến đâu chăng nữa, vẫn chẳng thể nào tăng thêm được. Không may thay, chiếc vòng cổ biến đổi thời gian cho phép bạn thỏa thuê chèn thêm vài tiếng đồng hồ vào ngày của mình chỉ tồn tại trong thế giới của Harry Porter (và chỉ dành cho Hermione, vậy nên cô luôn có thể đến lớp đúng giờ).
Tuy nhiên, những gì bạn có thể làm là tăng năng lượng của chính bạn. Đây là tiền đề cho sự ra đời của quản lí năng lượng.
“Dù rằng có thể chỉ có 24 tiếng đồng hồ trong một ngày, khả năng cho năng lượng không phải là một đại lượng cố định không biến đổi.”
Quản lí năng lượng lâu nay vẫn luôn lôi cuốn những chuyên gia về hiệu suất làm việc. Khi được sử dụng kết hợp với quản lí thời gian tốt, nó giúp bạn tận dụng hết ngày bằng việc xác định thời gian bạn đạt năng suất cao nhất và điều chỉnh công việc theo đó. Đây là một thành tố quan trọng trong quản lí nhiệm vụ toàn thể của bạn.
Tony Schwartz, chuyên gia về thực hiện nhiệm vụ và CEO của dự án năng lượng ( The Energy Project), là một trong nhiều người đã nhận ra rằng cách làm việc của chúng ta không thực sự phát huy hiệu quả. Suốt một thời gian dài, người ta luôn duy trì nếp nghĩ rằng để thành công, bạn cần làm việc lâu hơn, đặt áp lực lên bản thân nhiều hơn, và hi sinh những khía cạnh khác của cuộc sống để tập trung vào một mục tiêu duy nhất.
Schwartz nhận thấy rằng chỉ đơn thuần nỗ lực để tăng đầu ra thực sự đem lại tổn hại cho năng suất. Để đạt được hiệu quả cao nhất, đầu óc và thể chất của bạn cần sự phục hồi và nạp lại năng lượng thực sự. Ép mình phải làm việc chăm hơn cản trở bạn khỏi những đợt nghỉ bù sức cần thiết và cuối cùng gây nên tình trạng kiệt sức, làm giảm sự tập trung, và ảnh hưởng có hại đến sự thực hiện công việc.
Nếu chúng ta bắt đầu ngày làm việc với ý thức rằng mình sẽ không nghỉ ngơi thực sự cho đến cuối ngày, kết quả là rằng ta sẽ tìm cách để duy trì năng lượng và phân phát nguồn lực chỉ ở mức 25% trong suốt cả ngày. Điều này không những ngăn bạn khỏi việc đạt được hiệu suất tối đa mà còn khỏi việc nghỉ ngơi hồi sức.
Thay vì vậy, theo Schwartz, việc ta nên làm là sử dụng 90% nỗ lực ở những khoảnh khắc ứng với nhịp hiệu suất tự nhiên của bạn. Những khoảnh khắc khi ta ở trong tình trạng cảnh giác và tập trung cao độ là khi ta hoàn thành được công việc quan trọng nhất của mình. Khi năng lượng của ta ở giai đoạn giảm sút, thay vì tiếp tục, ta nên nghỉ ngơi và dành thời gian cho những nhiệm vụ yêu cầu ít sự tập trung hơn. Thay thế những giây phút “năng lượng thấp” với giai đoạn “gạt bỏ mọi thứ” ở nơi làm việc là những gì Schwartz xem như chìa khóa đến hiệu suất cao.
Contents
Vậy thì kết luận này suy ra từ đâu?
Peretz Lavie, nhà tâm sinh lí học và tác giả của một vài cuốn sách, phát hiện ra rằng năng lượng của ta bị tiêu hao qua nhịp điệu tuần hoàn, một chu trình tự nhiên của mức năng lượng cao hay thấp diễn ra xuyên suốt ngày dài.
Để hiểu rõ hơn về những chu kì này, ông đã tiến hành một chuỗi thí nghiệm trên một vài người trẻ mà ở đó, ông áp đặt lên họ những giờ giấc đi ngủ lặp lại tuần hoàn: trong thời gian 8 tiếng, ông để họ có 15 phút tỉnh giấc, rồi 5 phút ngủ. Cứ lặp lại nhiều lần như vậy.
Dĩ nhiên, những đối tượng thử nghiệm không thể ngủ say sưa trong năm phút sau cứ mỗi 15 phút tỉnh giấc. Vậy nên việc Lavie làm là phân tích khi nào họ có và không thể ngủ say.
Điều ông phát hiện ra là rằng nhiều người trẻ tỉnh táo trong phần lớn buổi chiều và tối, chỉ đạt mốc năng lượng thấp nhất vào khoảng 4:30 chiều và 11:30 đêm. Tuy nhiên, vào buổi sáng, họ cảm thấy buồn ngủ cứ mỗi 90 phút trôi qua.
Những chu kì 90 phút này chính là “nhịp điệu tuần hoàn” của chúng ta. Chúng quyết định khi nào ta tự nhiên cảm thấy tỉnh táo và làm việc hiệu quả, và đôi lúc ta có những giai đoạn 10-15 phút cảm thấy thực sự uể oải trong người. Thời gian lí tưởng xảy ra trong khoảng 90 phút giữa những giai đoạn ngái ngủ, uể oải. Nhiều chuyên gia nhận ra giá trị của việc điều chỉnh lịch làm việc phù hợp với nhịp điệu tuần hoàn của họ.
Thực hành nhịp điệu tuần hoàn: Phi công và Nghệ sĩ vĩ cầm
Trái với quan niệm thông thường, không phải những nhạc sĩ luyện tập nhiều nhất hay những người chuyên nghiệp làm việc trong thời gian lâu nhất mới là những người thành công nhất. Dĩ nhiên, thúc đẩy bản thân là điều cần thiết – luyện tập là cách duy nhất giúp bạn làm tốt hơn – nhưng nó không mang lại lợi ích gì nếu bạn làm nó ở những giai đoạn năng lượng xuống thấp.
Anders Ericsson đã nghiên cứu về thói quen và sự thực hành của những nghệ sĩ vĩ cầm hàng đầu và phát hiện ra rằng những người tốt nhất trong số đó, trên thực tế, không dành nhiều thời gian luyện tập hơn so với số còn lại. Thay vì vậy, khoảng thời gian họ luyện tập là khi họ có được sự tập trung cao độ. Trung bình, họ luyện tập khoảng 4,5 tiếng mỗi ngày, trong khoảng nghỉ 90 phút. Làm việc với nhịp điệu tuần hoàn thay vì phản lại chúng, họ thể hiện tốt hơn. Thêm vào đó, họ cũng ngủ được nhiều hơn so với những người còn lại.
Lợi ích của việc tuân theo nhịp điệu tuần hoàn của cơ thể người là điều dễ dàng nhận thấy ở các phi công. Năm 2008, Cục Hàng không Liên bang đã tiến hành một nghiên cứu và tìm ra rằng những đợt nghỉ ngắn giữa một chu kì làm việc dài hơi tạo ra sự cải thiện về tập trung và nhận thức lên đến 16%. Những phi công không có một khoảng nghỉ giảm đến 35% khả năng phản xạ vào thời điểm hạ cánh tại sân bay. Nhiều người trong chúng ta cũng ngủ say sưa trong lúc đang thi hành nhiệm vụ do sự mệt mỏi: 80% những phi công địa phương nói rằng họ vô tình ngủ gật trong khi đang điều khiển máy bay.
Não bạn là một cơ bắp, vậy nên hãy xem nó như một cơ bắp
Một vận động viên luyện tập trên đường chạy marathon biết rằng anh ta phải rèn luyện và tăng cường sức chịu đựng dần dần, thúc đẩy bản thân chạy lâu hơn trong suốt chu trình huấn luyện. Anh ta cũng ý thức được rằng anh phải cho phép cơ thể phục hồi giữa những đợt luyện tập.
Ta cần làm điều tương tự với não bộ. Không ai trong chúng ta có năng lực sáng tạo và tính hiệu quả bất tận; cũng như tay, chân hay bộ phận nào đó mệt mỏi sau một buổi luyện tập, não bộ cũng cần nạp thêm năng lượng sau những đợt gắng sức. Bằng việc đặt ra những mục đích có chu kì, ta có thể dần dần nâng cao mức năng lượng của mình. Dù đó là mục tiêu hàng ngày, hàng tuần hay chỉ là hàng tháng, ta có thể học cách làm việc chăm chỉ trong những thời điểm năng lượng sung mãn và hồi phục đúng cách khi năng lượng xuống thấp.
Đan xen giữa việc nặng và việc nhẹ tăng cường khả năng của ta và dạy ta cách quản lí năng lượng một cách hiệu quả. Đây có lẽ là phần quan trọng nhất: thậm chí nếu ta có một mức năng lượng lớn, nó có thể dễ dàng bị lãng phí nếu không được quản lí hiệu quả. Những khoảng thời gian năng lượng lên cao cần được song hành với những nhiệm vụ đem lại hiệu quả cao để hoàn thành công việc.
Quản lí năng lượng rất quan trọng đến hạnh phúc và thành công tương lai của chúng ta.
Dưới đây là 3 mẹo giúp bạn thành thạo quản lý năng lượng:
Lập một biểu đồ năng lượng
Nhịp điệu tuần hoàn của chúng ta bị tác động bởi những yếu tố khác trong thời gian biểu hằng ngày, có nghĩa là cũng như có chu kì hiệu quả 90 phút, ta cũng có những chu kì hàng ngày, hàng tuần thực sự cần điều chỉnh. Một vài trong chúng ta hiệu quả hơn vào buổi sáng; những người khác lại chuyên thức đếm để thực hiện tinh hoa sáng tạo của mình vào buổi đếm. Với nhiều người, thứ Hai và thứ Sáu là khi ta dễ bị sao nhãng nơi làm việc bởi não bộ ở trong chế độ “cuối tuần.” Thứ Tư lại thường là khi ta thấy dễ tập trung và hoàn thành nhiệm vụ nhất.
Vậy nên hãy tự tạo một biểu đồ năng lượng của riêng bạn! Trong một vài tuần, kiểm tra xem ở thời điểm nào trong ngày, bạn cảm thấy sung sức nhất. Trong suốt những tuần đó, ghi lại những mức năng lượng của bạn mỗi nửa tiếng đồng hồ với một hệ thống xếp hạng đơn giản. Nhiều người dùng cán cân từ 1-10, nhưng để rõ ràng, sử dụng đĩa cân từ 1-3 là cực kì hiệu quả (1: rất ít năng lượng; 2: một ít năng lượng, 3: dồi dào năng lượng).
Sau khi lâp xong biểu đồ này, bạn nên nắm rõ khi nào bạn nhiệt huyết và hăng hái nhất, Bây giờ, bạn có thể đặt lịch thực hiện từng nhiệm vụ và thể là những cái phức tạp và đòi hỏi tính sáng tạo nhất được xếp vào những giai đoạn năng lượng dồi dào nhất.
Xây dựng những thói quen có lợi cho sức khỏe
Một lượng lớn những nhân tố khác nhau tác động đến mức năng lượng của bạn: thời gian ngủ, chế độ ăn, sự tiêu thụ cà phê và chất có cồn, căng thẳng trong cuộc sống cá nhân, hay kì nghỉ cuối của bạn diễn ra như thế nào.
Để duy trì mức năng lượng, điều quan trọng là bạn đề cao sự điều độ với tất cả những thứ kể trên. Ngủ đủ giấc để làm việc hiệu quả; Chris Bailey đề xuất việc cố gắng thức dậy và đi ngủ mà không cần đến chuông báo thức. Dĩ nhiên, điều này có thể phát huy tác dụng chỉ khi bạn đang trong kì nghỉ hay có những giờ làm việc linh hoạt. Nhưng đây là một thực hành thú vị khi lịch trình của bạn cho phép, và giúp bạn hòa hợp hơn với chu kì tự nhiên của mình.
Một việc khác cần làm là giới hạn việc sử dụng các chất kích thích như cà phê. Chúng ảnh hưởng đến nhịp điệu tự nhiên của bạn, hoặc bạn có thể gắng sắp xếp thời gian nghỉ cho một tách cà phê đồng hóa với mức năng lượng của mình. Việc bạn ăn thứ gì cũng có một ảnh hưởng lớn; trong khi những thức ăn giàu chất đường, chất béo chứa năng lượng tức thì tạo cho bạn một ngưỡng cao nhất thời nó thường theo sau bởi một ngưỡng thấp làm giảm tối thiểu hiệu suất của bạn.
Chợp mắt một lát
Bạn có thể ép mình làm việc qua thời kì năng lượng đi xuống, nhưng có lẽ bạn chẳng làm được gì nhiều. Đó là những khi bạn cảm thấy mỏi mệt, khi bạn đọc lặp lại một câu 3 lần mà chẳng hiểu ý nó nói gì, hay khi bạn đột nhiên điếng người ra sau khi nhận ra bạn ngủ gật một vài phút trên bàn làm việc.
Trong những giai đoạn đó, một giấc ngủ ngắn có thể thực sự giúp ích: bạn sẽ cảm thấy sung sức hơn và có năng lượng mới được hình thành sau đợt nghỉ dưỡng tinh thần ấy. Những công ty như Google, Nike hay Huffington Post là một trong số ít những đơn vị khuyến khích nhân viên của mình chợp mắt trong quá trình làm việc cả ngày để tăng cường hiệu quả công việc. Chúng tôi cho rằng họ làm vậy là đúng: ở Mĩ, sự uể oải lấy của doanh nghiệp đến 18 tỉ đô-la vì vấn đề kém năng suất.
Thay đổi lịch trình của bạn ngày qua ngày, dù là nghỉ 15 phút, chợp mắt đôi chút, hay thay đổi giờ làm việc để phù hợp hơn với mức năng lượng, nên là điều được khích lệ bởi những nhà tuyển dụng, thay vì bị phản đối kịch liệt. Khi sự hiểu biết về năng suất và tâm lí con người được nâng cao, môi trường làm việc cũng nên biến đổi theo.
Nguồn : The best task management technique: schedule for energy levels
