Để quản lý thời gian hiệu quả, bạn phải cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Sắp xếp mọi việc hợp lý là một kỹ năng mà không phải ai cũng có được. Để quản lý công việc và cuộc sống của mình, trước hết, bạn phải quản lý thời gian của mình.
Ngày nay, người ta thường dành phần lớn thời gian để làm việc. Đây là khoảng thời gian mà họ nghĩ rằng họ không bao giờ có thể kiểm soát được, họ bị đóng khung trong 4 bức tường văn phòng và tiêu tốn thời gian cho các dự án khác nhau và các công việc phải hoàn thành.
Cuộc sống cá nhân trở nên xa vời, những thứ được xem như “ bỏ trong ngăn kéo tủ”. Giải pháp cho cái vòng luẩn quẩn này là : sắp đặt mọi thứ lại và bắt đầu quản lý thời gian của bạn đi. Bài này chỉ ra 14 bí kíp để giúp bạn quản lý tốt thời gian của mình và sử dụng thời gian hiệu quả.
Contents
1. Lập danh sách các việc cần làm
Lập danh sách các việc cần làm và cố gắng thường xuyên đổi mới danh sách và cập nhật kết quả. Danh sách sẽ bao gồm những việc khẩn và những việc chưa cần gấp để không quên sót điều gì. Luôn giữ danh sách bên cạnh bạn, trong bóp ví hay trong lịch làm việc hàng ngày.
2. Phân chia thời gian chính xác
Ghi rõ khoảng thời gian dự tính cho mỗi hoạt động và ngày dự kiến hoàn thành cho mỗi công việc. Bạn cùng có thể hoàn tất một công việc nào đó bất ngờ khi có chút thời gian rảnh ngoài kế hoạch. Ví dụ như bạn có thể tìm thông tin trên internet trong lúc chờ cuộc họp bắt đầu.
3. Thiết lập các thời điểm hoàn thành cho mọi việc và cố gắng tuân thủ.
Hãy đặt ra các thời điểm hoàn thành sát thực và cố gắng tuân thủ chúng. Sự thực là có nhiều việc sẽ cần đúng thời gian đã định sẵn. Bạn có để ý rằng bạn sẽ luôn hoàn thành nhanh chóng những gì bạn phải viết, giao việc và ra quyết định vào ngày trước kỳ nghỉ lễ. Mặc dù chúng ta có khuynh hướng hoàn tất mọi việc khi chúng ta bị áp lực, tuy nhiên sẽ giảm bớt căng thẳng và tăng tính chuyên nghiệp khi ta thiết lập hay tuân thủ theo một kế hoạch làm việc.
4. Sử dụng thời gian thông minh
Xem xét liệu bạn nên kiểm tra email vào những khung giờ nhất định trong ngày hay trả lời tự động đối với các cuộc gọi để không bị gián đoạn một vài giờ vì email và trả lời điện thoại. Nếu có thể, tránh lặp lại một công việc hay trả lời những email giống nhau. Không bao giờ mở email nếu bạn không có thời gian để đọc, sửa, trả lời hay là xóa nó đi.
5. Sắp xếp máy tính của bạn
Sắp xếp máy tính của bạn : quản lý bản sao của các tập tin của bạn, các thư mục trên máy tính và thư mục email để bạn sễ dàng tìm thấy những gì bạn cần. Giảm thiểu thời gian tìm kiếm thông tin. Benjamin Franklin đã nói “ Mọi thứ phải đặt đúng chỗ của nó“
6. Bám sát những mục tiêu của mình
Bạn nên có một “ khay đón nhận ” trong văn phòng để mọi người đặt vào đó những gì họ muốn dành cho bạn và tránh việc đặt mọi thứ lên bàn của bạn. Có bao giờ bạn rơi vào tình huống rằng văn phòng của bạn tràn ngập băng đĩa, thư từ và giấy tờ sau khi bạn đi họp về. Hãy theo sát kế hoạch của mình hơn là đi theo các lựa chọn của bất kỳ ai khác.
7. Đừng mất tập trung
Nếu bạn có một cánh cửa, bạn nên thỉnh thoảng đóng nó lại. Khi cách bạn quản lý là luôn mở rộng cửa cho nhân viên của mình, thì trong trường hợp bạn không có đủ thời gian để lắng nghe và quan tâm đến họ, bạn sẽ không thể giữ lời hứa trên được. Khi một đồng nghiệp thăm bạn khi bạn đang bận việc và không thể thảo luận được, hãy bảo họ đợi khi khác.
8. Hợp tác với đồng nghiệp
Đồng nghiệp cũng mong muốn bạn hoàn thành công việc đúng hạn, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn tránh được việc trễ hạn. Bạn cũng mong điều này đối với bạn đồng nghiệp. Để tránh trễ hạn trong công việc, dành thêm thời gian cho các dự án để có thể giải quyết các rắc rối phát sinh bất chợt, sự hiểu lầm hay chậm tiến độ. Nếu ngày trình bày dự án là 25 của tháng, hãy lên kế hoạch hoàn tất mọi thứ vào ngày 23.
9. Tránh việc giám sát không cần thiết
Nếu bạn có quyền giao một công việc cho ai đó hay giao cho ai đó thực hiện hợp đồng nào đó, đừng tham gia quá sâu vào việc đã giao, trừ khi bạn có trách nhiệm giám sát đặc biệt. Nhiều người đã mất quá nhiều thời gian quí báu để nghe hay đọc báo cáo của nhiều dự án khác nhau. Nếu việc kiểm tra đồng nghiệp hay thẩm tra trách nhiệm công việc của họ không ảnh hưởng đến chất lượng công việc hàng ngày của bạn hay các mục tiêu nghề nghiệp của bạn, bạn chỉ nên khuyến khích họ làm việc tốt hơn mà thôi.
10. Hủy bỏ các cuộc họp thường lệ
Hãy quyết định xem cuộc họp nào là thật sự cần thiết. Nếu thực sự bạn phải tham dự, lên lịch công tác và chắc chắn rằng bạn sẽ theo dõi nó sát sao : bắt đầu và kết thúc cuộc họp đúng giờ. Nếu sự hiện diện của bạn không cần suốt buổi họp, cũng đến nhưng về sớm.
11. Hãy luôn bận rộn
Hãy luôn tham gia ít nhất 1 dự án để luôn rèn giũa các kỹ năng của bạn. Hai dự án hay nhiều hơn nữa thì tốt hơn vì lúc đó bạn có thể đa dạng hóa vận tốc làm việc hay và sự tập trung vào các vấn đề khác nhau. Phải tham gia đồng thời nhiều dự án khác nhau sẽ đảm bảo rằng bạn luôn có việc gì đó để làm. Và vì thế, việc này giúp cho trí óc của bạn luôn tỉnh táo và đổi mới các dự định tương lai của bạn.
12. Lựa chọn cẩn thận các dự án
Hãy chắc chắn rằng những việc bạn làm sẽ mang lại lợi ích cho công ty và nâng cao khả năng của bạn. Có nhiều lý do chính đáng để từ chối tham dự họp và nhận thêm dự án mới. Các doanh nghiệp thành công biết cách nói “ không”. Tự hỏi bản thân rằng : “ liệu việc này có hữu ích cho công việc của tôi không ?” và “ liệu tôi có đủ thời gian cho nhiệm vụ này không ?”. Công việc sẽ hiệu quả hơn bạn làm việc cùng với người có khả năng và hỗ trợ bạn hơn là tự mình làm nhiều việc hơn và bị quá tải.
13. Không lãng phí thời gian
Nguyên lý tự nhiên là mọi người thường hay trì hoãn những việc mình không thích. Hãy lên kế hoạch để thực hiện một số việc yêu thích trong dự án sau những việc không thích. Nếu bạn không thích làm việc với những con số, hãy làm công việc kế toán vào buổi sáng khi bạn đang sảng khoái và chưa bị phân tâm.
14. Tự thưởng bản thân
Quản lý thời gian hữu ích không chỉ áp dụng cho công việc mà thôi. Bạn cũng phải lập thời gian biểu để biết khi nào thì bạn dừng lại, thư giãn và nạp năng lượng. Suy nghĩ về một phần thưởng dành cho bản thân sau khi hoàn thành công việc. Đó có thể là việc ngừng lại để uống một tách cà phê sau khi đọc xong một báo cáo dài hay đi nghỉ ngơi vài ngày sau chiến dịch ra mắt một sản phẩm mới.
Bạn phải chú ý đến cách bạn sử dụng thời gian của mình. Hãy xem những doanh nhân thành công sử dụng thời gian của họ như thế nào và tích cực học hỏi việc quản lý thời gian của họ.
Thành công sẽ đến với những người biết sử dụng tốt nhất thời gian của mình.
