Ingvar Kamprad, Steve Jobs, và Richard Branson, ba người họ đều xây dựng sự nghiệp đồ sộ từ những khởi đầu khiêm tốn. Công ty của họ giờ đây là những gã khổng lồ thống trị giới kinh doanh, nhưng chúng cũng bắt đầu là những thương hiệu rất đỗi bình thường.
Có một điểm chung giữa những người đặc biệt thành công như Kamprad, Jobs hay Branson: họ hiểu rằng chìa khóa thành công không phải là chuyện làm việc chăm chỉ hơn, mà là làm việc một cách thông minh hơn. Họ đã thành thạo nghệ thuật quản lí công việc.
Nếu có một sự thật đúng với giới kinh doanh thì đó là những thương nhân luôn bận rộn. Đặc biệt ở những ngày đầu, thật không dễ gì để nghĩ đến chuyện nghỉ ngơi hay làm việc chậm lại. Bạn mong chờ một bước ngoặt và nghĩ rằng sau khi bạn đạt được nó bạn có thể thoải mái tận hưởng dài dài, nhưng thực tế là bạn không hề rảnh rang hơn trước là mấy. Bởi khi bạn càng thành công, bạn càng có nhiều việc phải làm.
Hay bạn sẽ?
Đây là lý do cần đến quản lý nhiệm vụ. Để có thể làm việc hiệu quả trong khi vẫn giữ được sức khỏe tốt và duy trì cân bằng giữa công việc và cuộc sống, bạn cần quản lý thời gian, năng lượng, và những nhiệm vụ cần làm.
Triệu phú Jim Rohn gọi quản lí thời gian là “bí mật sâu kín nhất của người giàu.” Tất cả chúng ta đều có cùng lượng thời gian trong ngày. Tuy nhiên, những việc ta chọn để làm trong khoảng thời gian đó lại chính là sự khác biệt giữa thành công và thất bại.
Hầu hết những người thành đạt ngày nay đạt được thành công không bằng làm việc nhiều hơn, mà bằng việc đánh giá điều gì thực sự quan trọng và tập trung vào một vài nhiệm vụ chủ chốt. Nói tóm lại, họ học cách giảm bớt sự sao nhãng, cách để không lãng phí thời gian vào những hoạt động vô bổ, và cách tập trung vào những gì quan trọng.
Chúng ta sẽ xem xét những bí quyết quản lí tuyệt vời nhất từ sáu người vô cùng thành đạt. Bắt đầu với ba huyền thoại kinh doanh nói trên – Kamprad, Jobs và Branson – ta sẽ khám phá làm thế nào quản lí nhiệm vụ lại là chìa khóa để thẳng tiến trên con đường sự nghiệp cũng như trong cuộc sống.
Contents
Richard Branson- bậc thầy về chuyển giao công việc
Richard Branson bắt đầu thương vụ kinh doanh đầu tiên khi chỉ mới tròn 16. Năm 23 tuổi, ông đã mở được một vài cửa hàng ghi âm, mở một phòng thu Virgin, điều hành hãng ghi âm Virgin và kiếm được những triệu đô đầu tiên.
Ngay từ đầu, Branson đã biết rằng để quản lý thành công một phi vụ lớn và phức tạp như vậy, ông phải học cách ủy thác cho người khác. Với hàng trăm thương vụ như một phần của tập đoàn Virgin, Branson trông cậy vào một đội ngũ đông đảo giúp mình chịu trách nhiệm xử lí mọi vấn đề của Virgin.
Một phần quan trọng của quản lí nhiệm vụ là không gắng sức tự mình làm mọi việc. Những người lãnh đạo tài năng nhất là những người nhận ra những hạn chế của bản thân và thuê ai khác có thể làm việc đó tốt hơn. Học cách nhờ giúp đỡ, ủy thác, và tin tưởng mọi người với những nhiệm vụ quan trọng là những thành tố thiết yếu để phát triển kinh doanh.
Steve Jobs: đơn giản là một nghệ thuật
Steve Jobs để lại cho chúng ta nhiều bài học giá trị. Từ khả năng quảng bá sản phẩm trời phú đến thiết kế tuyệt mĩ, cho đế công nghệ đột phá, Jobs là bậc thầy công nghệ hầu hết mỗi ai trong chúng ta đều mơ ước.
Bí quyết quản lí quan trọng nhất ông dạy chúng ta có lẽ là điều thấm nhuần trong cách ông làm việc ở mọi khía cạnh: đơn giản hóa mọi thứ. Điều này cho phép ông tạo ra những sản phẩm không những đẹp mà còn dễ sử dụng. Lấy Ipod như một ví dụ điển hình: một thiết bị hình chữ nhật với một màn hình và bộ điều khiển vòng quanh, dù là một đứa trẻ cũng có thể nhấc lên và dễ dàng biết cách sử dụng nó.
Triết lí hóa của ông không chỉ hình thành nên óc thẩm mĩ trong thiết kế của ông mà còn đặc trưng cho cuộc sống riêng của con người này. Với Jobs, nếu thứ gì đó gây vướng víu, nó phải bị loại bỏ ngay lập tức.
Điều này mang lại cho ông sự thanh thản cần thiết cần thiết để tập trung trí lực vào những nhiệm vụ quan trọng nhất. Jobs bị ám ảnh bởi sự đơn giản đến độ ông không sắm sửa gì trong căn hộ của mình. Bởi không có sự lộn xộn thừa mứa xung quanh, ông có thể tập trung vào những gì thực sự đáng quan tâm.
Igvar Kamprad và quản lí thời gian
Trong thời kì đầu mới thành lập IKEA, Ingvar Kamprad đã là một bậc thầy về tính hiệu quả trong công việc. Ông sáng lập IKEA như một dịch vụ chuyển mua bán hàng qua mail từ ngôi làng nhỏ Agunnaryd năm 1943 bằng việc thức dậy sớm từ 6 giờ sáng mỗi ngày.
Để xử lí những dự án một cách tốt nhất và hoàn thành nhiệm vụ, Kamprad tin rằng chúng ta đều nên chia nhỏ cuộc sống của mình ra thành từng đơn vị 10 phút, và hi sinh càng ít trong số chúng nếu có thể cho những hoạt động vô nghĩa.
À ha, phải chăng tin tức về phương pháp Pomodoro (kĩ thuật giúp nâng cao sự tập trung) đã đến được ngôi làng nhỏ ở vùng nông thôn Thụy Điển nơi Kamprad sinh sống?
Bác sĩ Oz và quản lí năng lượng
Bác sĩ Mehmet Oz là một người bận rộn. Ông không chỉ tiến hành 250 ca phẫu thuật tim mỗi năm mà còn tổ chức chương trình TV riêng của mình, ông đồng thời là một giáo sư, một trưởng khoa phẫu thuật, một nhà văn với nhiều tác phẩm, và một người đàn ông của gia đình tân tụy với bốn con nhỏ.
Bí quyết quản lí nhiệm vụ của ông tương tự với Ingvar Kamprad. Tuy nhiên thay vì tập trung vào việc quản lí thời gian, ông tập trung vào quản lí năng lượng.
Nói cách khác, ông cố gắng dành thời gian cho những nhiệm vụ thực sự tiếp thêm sinh lực và truyền cảm hứng cho mình. “Những việc bạn làm trong đời phải mang lại cho bạn hương vị cuộc sống,” ông nói.
Ai ai cũng có những thời điểm năng lượng dồi dào cũng như khi mệt nhoài, cạn kiệt sức lực giúp ta biết được thời điểm nào là làm việc hiệu quả nhất. Với một vài trong chúng ta buổi sáng là tuyệt vời nhất, với một vài người khác thì đêm muộn lại là lúc họ hiệu quả nhất. Đối với bác sĩ Oz, quản lí nhiệm vụ tốt đồng nghĩa với việc sử dụng những thời điểm sinh lực sung mãn, tối đa hóa chúng, và loại bỏ những công việc làm năng lượng của bạn giảm đi thay vì làm tăng nó lên.
Darren Hardy: làm ít hơn để tiến lên
Darren Hardy- nhà xuất bản, đạo diễn, và cố vấn của các CEO và doanh nhân – gặp một vấn đề mà nhiều người chúng ta cũng đang mắc phải. Ông là một con nghiện.
Vậy thì ông chọn chất gây nghiện nào? Không phải thuốc lắc, cà phê hay rượu như bạn nghĩ, mà là sự di chuyển liên tục, giao tiếp liên tục, và hoàn thành liên tục. Cơn nghiện dành cho sự bận rộn không ngừng này là điều thường thấy ở những người chuyên nghiệp. Bị hút vào cơn lốc của những cuộc điện thoại, hạn cuối, email, và bài tập về nhà, bạn dễ bị cuốn vào vòng xoáy của sự bận bịu nhưng không phát huy tính hiệu quả.
Darren Hardy đã nhận ra rằng để tiến lên, ông không thể tiếp tục việc làm nhiều thêm: làm vậy chỉ tổ đặt thêm gánh nặng lên hệ thống cảm xúc, tâm sinh lí của chính bạn.
Đồng thời, nó cũng không bền vững; sớm muộn gì, nếu bạn không dành thời gian nghỉ ngơi, bạn sẽ gặp phải một vấn đề tinh thần, đơn giản là việc trải qua những vận động của công việc trong khi bạn đang không thực sự ở trong guồng xoay của nó.
Vậy thì để tiến lên, Hardy cho rằng ông thực sự cần bắt đầu làm ít hơn. Ông cần rút ngắn danh sách việc phải làm, và gác phần còn lại sang một bên. Ông tìm ra những cách để dừng tình trạng bận rộn và trở nên thực sự hiệu quả trong công việc.
Một trong những phương pháp của ông là sử dụng quy tắc 80/20: 20% công việc bạn làm tạo nên 80% ảnh hưởng và tính hiệu quả của bạn. Hardy nhận dạng 20% ấy và tập trung vào nó. Kết quả ư? Một lối sống cân bằng hơn.
Tổng thống Obama và phương pháp đưa ra quyết định
Não người tiêu thụ nhiều năng lượng hơn đến 20% khi ta suy nghĩ. Trong vỏn vẹn một ngày, bạn đưa ra vô số những quyết định mà yêu cầu một lượng năng lượng nhất định. Một vài trong số chúng là quan trọng hơn những cái còn lại. Với mỗi quyết định được đưa ra, khả năng làm điều đó của bạn trong tương lai có thể bị mai một.
Những nhà tâm lí học gọi đó là sự mệt mỏi với những quyết định. Đó là lí do dẫn đến việc đưa ra những quyết định khó khăn hơn trong ngày.
Vậy nên hãy mặc nguyên một bộ vét.
Tổng thống Obama luôn mặc vét xám hoặc xanh da trời bởi ông không muốn lãng phí năng lực đưa ra quyết định cho việc phải mặc cái gì. “Tôi không muốn quyết định về việc mình sẽ ăn hay mặc cái gì. Bởi tôi có quá nhiều quyết định khác cần phải đưa ra,”ông nói.
Nói về việc ghi nhớ quyết định, Obama sử dụng cùng loại phương pháp về quá trình mang tính công thức. Khi cần những lời khuyên được viết ra để diễn thuyết trình, ông nhờ trợ lí đem đến bàn những mẩu giấy nhớ với ba hộp đánh dấu có ghi ở đáy:
– Đồng ý
– Không đồng ý
– Cần thảo luận
Sau đó, ông chọn một trong những chiếc hộp kia và thông báo quyết định đến những người trợ lí. Quá trình này giúp tăng tốc khâu phản hồi bằng việc phân tách việc ra quyết định thành 3 lựa chọn đơn giản.
Việc đặt ra một lịch trình cố định cho việc bạn mặc gì, ăn gì, và cách bạn xử lí những công việc hằng ngày là một sự tiết kiệm thời gian đáng kể. Nó làm giảm bớt sự cọ xát trong ngày và khiến bạn dành thời gian cho những quyết định thực sự quan trọng. Khi bạn đang làm việc, điều đó thật giá trị; nếu bạn là tổng thống thì nó lại trở thành một sự tất yếu.
Nguồn : The best task management tips from 6 highly successful people
